எக்ஸெல் டேட்டா ஸார்ட்டிங்

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் நாம் அடிக்கடி பயன்படுத்தும் செயல்பாடுகளில் வரிசைகளில் உள்ள டேட்டாவினை வரிசைப்படுதுவதும் (Sorting)ஒன்றாகும்.இந்த வரிசைப் படுத்துவது என்பது சிறிய மதிப்பிலிருந்து பெரிய மதிப்பிற்குச் செல்வதாகவோ(Ascending) அல்லது பெரிய மதிப்பிலிருந்து சிறிய மதிப்பிற்கு செல்வதாகவோ (Descending)இருக்கலாம்.இதனை மேற்கொள்கையில் நாம் அமைத்துள்ள டேட்டாவிற்குப் பாதிப்பு ஏற்படுமா என்பது நாம் அமைத்துள்ள டேட்டா வகையினைப் பொருத்ததாகும்.இது எப்படி நிகழ்கிறது என்பதைப் பார்க்கலாம்.நீங்கள் சிறிய மதிப்பிலிருந்து பெரிய மதிப்பிற்கு வரிசைப்படுத்துவதாக இருந்தால்(Ascending) எக்ஸெல் கீழ்க்காணும் வரிசையில் டேட்டாக்களைக் கையாளும்.  

1.எண் மதிப்பு-குறைந்ததில் இருந்து அதிகமானதை நோக்கி 

2.தேதி மற்றும் நேரம்-முந்தையதிலிருந்து தற்போதையதை நோக்கி 

3.டெக்ஸ்ட் மதிப்பு-எண்கள் முதலில்,அதன்பின் எழுத்து அகரவரிசைப்படி (1,2,3,a,b,c)

4.லாஜிக்கல் மதிப்பு-முதலில் சரியற்றது(FALSE)  பின் சரியானது(TRUE).

5.அடுத்ததாக தவறான மதிப்பு தரும் டேட்டா (Error Values).

இதில் Descending என்பது Ascending என்பதன் நேர் எதிரானதாகும்.நீங்கள் எந்த வழியைத் தேர்ந்தெடுத்தாலும் காலியாக உள்ள பீல்டுகள் வரிசைப்படுத்தப்படுகையில் இறுதியாகக் காட்டப்படும்.

எண்கள் மற்றும் எழுத்துக்களை வரிசைப்படுத்த:

நீங்கள் ஒரு சொல்லில் எழுத்துக்களையும் எண்களையும் சேர்த்து டேட்டாவாகக் கொடுத்திருந்தால் எக்ஸெல் ஒரு குறிப்பிட்ட வகையில் வரிசைப்படுத்துவதனைக் காணலாம்.இது ஏன் இப்படி செயல்படுகிறது என நீங்கள் வியப்படைந்திருக்கலாம்.

இதன் பின்னணியில் உள்ள தர்க்க வழி(Logic) என்ன என்று பார்க்கலாம்.எடுத்துக்காட்டாக ஓர் ஒர்க்ஷீட்டில் ஒரு குறிப்பிட்ட வரிசையில் F1,F2,F3 என F149 வரை நீங்கள் தந்திருப்பதாக வைத்துக் கொள்வோம்.இந்த டேட்டாவை வரிசைப்படி அமைக்கலாம் என முடிவெடுத்து அல்லது வகைக்கு கட்டளை அமைத்தால் வரும் முடிவுகள் உங்களுக்கு ஏமாற்றத்தைத் தரலாம்.ஏனென்றால் இந்த டேட்டாவில் முதல் கேரக்டர் ஓர் எழுத்து.எக்ஸெல் இந்த வரிசையில் எழுத்தை முதலில் எடுத்து வரிசைப்படுத்தும்.எனவே வரிசைப்படுத்துகையில் F1,F10,F100,F101,F102 என வரிசைப்படுத்துவதனைக் காணலாம்.இந்த வரிசையில் F2 என்ற டேட்டா 62 ஆவது டேட்டாவாகத் தான் வரும்.ஏனென்றால் இந்த வரிசை முழுவதையும் எக்ஸெல் எழுத்துக்களாகத் தான் எடுத்துக் கொண்டு வரிசைப்படுத்தும்.அப்படியானால் இதை நாம் விரும்பும்படி சரியாக வரிசைப்படுத்துவது எப்படி?.இந்த டேட்டாவில் உள்ள எண்களுக்கு முன் 0 வைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.எடுத்துக்காட்டாக F1 என்பதற்குப் பதிலாக F001 என அமைக்க வேண்டும்.இந்த புதிய பார்மட்டிற்கு மாற்ற கீழ்க்காணும் பார்முலாவினை அமைக்கலாம்.

=LEFT(C1,1) & RIGHT("000" & RIGHT(C1,LEN(C1)1),3)

இவ்வாறு அமைத்த பின்னர் நீங்கள் வரிசைப்படுத்தினால் நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி F001,F002,F003 என அமைந்திருப்பதனைப் பார்க்கலாம்.

ஐந்து வரிசைகளை வரிசைப்படுத்த:

எக்ஸெல் வரிசைப்படுத்துகையில் மூன்று வரிசைகளை அமைக்கிறது.ஆனால் நமக்கு மேலும் சில வரிசைகளைச் சேர்த்து வரிசைப்படுத்த வேண்டி இருப்பின் என்ன செய்யலாம்?இதற்குப் பல வழிகள் உள்ளன.

எடுத்துக்காட்டாக ஐந்து வரிசைகளில் உள்ளவற்றை நீங்கள் வரிசைப்படுத்த வேண்டும் என வைத்துக் கொள்வோம்.முதல் வழியாக இவற்றை இரண்டு முறை மேற்கொள்ளலாம். A,B,C,D,E என்ற ஐந்து Column களில் உள்ள டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்த வேண்டும்.முதல் வரிசைப்படுத்துதலுக்கு C,D,E வரிசைகளை உட்படுத்தலாம்.அடுத்து A,B வரிசைகளை உட்படுத்தலாம்.

இன்னொரு முறையையும் பார்க்கலாம்.ஒவ்வொரு வரிசையாக எடுத்து Ascending அல்லது Descending தேர்ந்தெடுத்து வரிசைப்படுத்தலாம்.முதலில் E வரிசையில் ஒரு சொல்லைத் தேர்ந்தெடுத்து கட்டளை கொடுக்கவும்.பின் இதே போல் மற்ற வரிசைகளிலும் உள்ளவற்றை எடுத்து செயல்படலாம்.

இதில் இன்னொன்றையும் நினைவில் கொள்ள வேண்டும்.உங்கள் டேட்டாவின் தன்மை இந்த வரிசைப்படுத்துவதனை பாதிக்கும்.உங்கள் டேட்டா வரிசையில் காலியாக சில செல்கள்,எர்ரர் வேல்யூ,டெக்ஸ்ட்டாக எண்கள் பயன்படுத்தப்பட்டிருப்பது போன்றவை இருந்தால் எக்ஸெல் வரிசைப்படுத்துகையில் சிக்கல் ஏற்பட்டு நீங்கள் எதிர்பார்த்தபடி வரிசை அமையாமல் போய்விடலாம்.இதற்கு ஒரே வழி இவற்றைச் சரிப்படுத்துவதுதான்.எடுத்துக்காட்டாக எண்களை எண்களாகத் தான் அமைக்க வேண்டும்.டெக்ஸ்ட்டாக இருக்கக் கூடாது.இருப்பின் அவற்றின் பார்மட்டை மாற்ற வேண்டும்.

இன்னொரு வழியையும் மேற்கொள்ளலாம்.இந்த வழியில் வரிசைப்படுத்துவதற்கென ஒரு தனி வரிசையை ஏற்படுத்துவது.இந்த வழி உங்கள் டேட்டா முழுவதும் டெக்ஸ்ட்டாக இருந்தால் சிறப்பாக வரிசைப்படுத்தப்படும்.இந்த வகையில் A வரிசை முதல் E வரையிலான டெக்ஸ்ட் வரிசை Fல் அமைக்கப்படும்.கீழே தரப்பட்டுள்ளது போன்ற பார்முலாவினை நீங்கள் இதற்கு பயன்படுத்தலாம்.வரிசை Fல் =A1&B1&C1&D1&E1 என்ற பார்முலாவினை அமைக்கவும்.

ஏதேனும் ஒரு வரிசையில் தேதி அமைக்கப்பட்டிருந்தால் அதனை டெக்ஸ்ட்டாக மாற்ற வேண்டியதிருக்கும்.அதனை ஒரே மாதிரியாக அமைக்க கீழ்க்காணும் பார்முலாவினைப் பயன்படுத்தவும்.

=A1 & B1 & C1 & TEXT(D1,"yyyymmdd") & E1

ஏதேனும் ஒரு வரிசையில் எண்கள் அமைக்கப்பட்டிருந்தால் அதனை டெக்ஸ்ட்டாக மாற்ற வேண்டியதிருக்கும்.அதனை ஒரே மாதிரியாக அமைக்க கீழ்க்காணும் பார்முலாவினைப் பயன்படுத்தவும்.

=A1 & TEXT(B1,"000000") & C1 & D1 & E1

இவை எல்லாம் உங்களுக்குப் பிடிக்கவில்லை என்றால்,எக்ஸெல் பயன்படுத்தும் லாஜிக் உங்களுக்கு ஒத்துவரவில்லை என்றால் ஏதேனும் தேர்ட் பார்ட்டி புரோகிராம் பயன்படுத்தி டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்த வேண்டியதுதான்.

கணிதவியலில் இது போல டேட்டாவினை வரிசைப்படுத்துவது என்பது ஒரு ஆர்வமூட்டும் பிரிவாகும்.இதனை மேலும் மேலும் பயன்படுத்திப் பார்க்கையில் நமக்கு சில புதிய உத்திகள் கூடத் தோன்றலாம்.முயற்சித்துப் பார்க்கவும்.