டேட்டாவினை வகைப்படுத்துவதில் சிக்கலா?

அலுவலகப் பயன்பாட்டில் நாம் மிக அதிகமாக டேட்டாவினை எக்ஸெல் ஒர்க்ஷீட்டில் பயன்படுத்துகிறோம். இந்த தகவல்களை நாம் பல்வேறு வகைகளில் பட்டியலிட்டுப் பெற விரும்புவோம்.

எடுத்துக்காட்டாக, பொருட்கள் மற்றும் அவற்றின் விலை, வாங்கிய நாள் போன்ற தகவல்களை அமைக்கையில், விலைப்படி அல்லது வாங்கிய நாள் படி வகைப்படுத்திப் பார்க்க விரும்பலாம்.

இதே போல மாணவர் களின் பல பாடப் பிரிவுகளில் அவர்கள் பெற்ற மதிப்பெண்களை அமைக்கையில், இதே தேவை ஏற்படலாம். இதற்கு எக்ஸெல் புரோகிராம் வகைப்படுத்தும் வசதியான சார்ட்டிங் (Sorting) வசதியைத் தருகிறது.

இதிலும் நமக்குப் பல சிக்கல்கள் நேரிட வாய்ப்புகள் உண்டு. அவற்றை எவ்வாறு புரிந்து கொண்டு தீர்க்கலாம் என்று இங்கு பார்க்கலாம்.

பொதுவாக சிக்கல்கள் மூன்று காரணங்களினால் ஏற்படுகின்றன. முதலாவதாக டேட்டா வரிசையில் ஏதேனும் காலியாக நெட்டு வரிசைகளோ அல்லது படுக்கை வரிசைகளோ இருக்கும். காலி வரிசைகள் இருந்தால் எக்ஸெல் சார்ட்டிங் செய்கையில் அந்த வரிசைகளில் நின்றுவிடும்.

எனவே இவற்றைச் சரி செய்து நாமாக வரிசைகளைத் தேர்ந்தெடுத்து சார்ட் செய்திட வேண்டும்.

இரண்டாவதாக டேட்டா மிக மிக அதிகமாக இருக்கலாம். இவற்றை வைத்து தொகுத்துத் தருவதற்கான மெமரியில் இடம் குறைவாக இருக்கலாம். இதற்கு இரு வழிகள் உள்ளன. ஒன்று மெமரியில் இடம் காலி செய்து சார்ட்டிங் செய்வது. அல்லது மெமரியைக் கூட்டுவது. மூன்றாவது வழியும் உண்டு. இதே டேட்டாவினை இன்னொரு கம்ப்யூட்டரில் சார்ட் செய்வது.

மூன்றாவது வகைப் பிரச்னை நாம் எதிர்பாராத, ஆனால், நம்மால் உருவாக்கப் பட்ட பிரச்னையாகும். டேட்டாவில் சில வகை எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டிருக்கும். சில வேளைகளில் எண்களின் வலது பக்கமாக கழித்தல் அடையாளம் இருக்கலாம்.

சரி, இவற்றை எப்படித் தீர்க்கலாம்? எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப் பட்டிருப்பதுதான் அடிக்கடி நடைபெறும் செயலாகும்.

எடுத்துக்காட்டாக ஒரு குழு டேட்டாவை சார்ட் செய்து பின் பார்க்கிறீர்கள். நெட்டு வரிசையில் எண்கள் 1 முதல் வரிசையாக 1000 வரை இருக்கும். அடுத்த செல்லில் மீண்டும் 1 லிருந்து தொடங்கும். ஏன் இப்படி என்றால் இந்த எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப் பட்டிருக்கலாம். சார்ட் செய்யப்படுகையில் முதலில் சரியான எண்கள் எடுக்கப்படும்.

பின் சரியான பார்மட்டில் இல்லாத எண்கள் எடுக்கப் படும். எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப்பட்டிருந்தால் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ள வழிகளைப் பின்பற்றி அவற்றை எண்களாக மாற்றவும்.

1. ஒரு காலி செல்லில் 1 என்ற எண்ணை அமைக்கவும்.

2. அந்த செல்லை செலக்ட் செய்து கண்ட்ரோல் + சி கீகளை அழுத்தி காப்பி செய்திடவும். இது அந்த செல்லை கிளிப் போர்டுக்குக் கொண்டு செல்கிறது.

3. அடுத்து எந்த செல்களில் எல்லாம் எண்கள் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்யப் பட்டுள்ளன என்று எண்ணுகிறீர்களோ அவற்றைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

4. Edit மெனுவில் Paste Special பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும்.

5. Multiply ரேடியோ பட்டன் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டிருப்பதனையும் உறுதி செய்திடவும்.

6. ஓகே கிளிக் செய்திடவும்.

7. காலி செல்லில் 1 என்று டைப் செய்ததை டெலீட் செய்திடவும்.

மேற்படி செயல்முறைகள் முடிந்தவுடன் டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்தவை எல்லாம் எண்களாக மாற்றப் பட்டிருப்பதனைப் பார்க்கலாம்.

இதில் ஒன்றை நீங்கள் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். டெக்ஸ்ட்டாக பார்மட் செய்த வேல்யூவில் ஸ்பேஸ் தவிர வேறு கேரக்டர்கள் எதுவும் இருக்கக் கூடாது. எண்கள் இல்லாத வேறு கேரக்டர்கள் இருப்பதனை கண்டறிந்து நீக்கியபின்னரே மேலே சொன்ன செயல்பாடுகளை மேற்கொள்ளவும்.